Wszystkie odpisy (kserokopie) lub wyciągi z dokumentów muszą zostać uwierzytelnione. Sposób uwierzytelniania dokumentów reguluje Kodeks Postępowania Administracyjnego art. 76 i 76a (Dz.U. 2022 poz 2000 z późn.zm.).
Art. 76.
§ 1. Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.
§ 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzanych przez organy jednostek organizacyjnych lub podmioty, w zakresie poruczonych im z mocy prawa lub porozumienia spraw wymienionych w art. 1 pkt 1 i 4.
§ 3. Przepisy § 1 i 2 nie wyłączają możliwości przeprowadzenia dowodu przeciwko treści dokumentów wymienionych w tych przepisach.
Art. 76a.
§ 1. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.
§ 2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.
§ 2a. Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, poświadczenia jego zgodności z oryginałem, o którym mowa w § 2, dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. Odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
§ 2b. Upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, na żądanie strony, poświadcza zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Poświadczenie obejmuje podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony, również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.
§ 3. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym albo przez upoważnionego pracownika organu prowadzącego postępowanie ma charakter dokumentu urzędowego.
§ 4. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa w § 2, przedłożenia oryginału tego dokumentu.
Takie stanowisko wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z 10 lipca 2009 r., II CSK 71/09, LEX Nr 584201. Sąd Najwyższy, warunkując moc dowodową kserokopii od uprzedniego poświadczenia zgodności kserokopii z oryginałem, przyczynia się do stworzenia linii orzeczniczej w tym zakresie. Analogiczne bowiem stanowisko Sąd Najwyższy zajął już m.in. w wyroku z dnia 16 czerwca 2000 r., IV CKN 59/00, LEX Nr 533122 oraz w postanowieniu z dnia 27 lutego 1997 r., III CKU 7/97, LEX Nr 50764.
W wyroku z dnia 29 kwietnia 2009 r., II CSK 557/08, LEX Nr 584200, Sąd Najwyższy podkreślił, że dokumentem w aspekcie przepisów k.p.c. o dowodach jest oryginał. Sąd Najwyższy również uznał, że kserokopia - jako odwzorowanie oryginału - może być uznana za odpis dokumentu. Z kolei odpis dokumentu jest dokumentem wskazującym na istnienie dokumentu oryginalnego. Niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem. Warunkiem zatem uznania kserokopii za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności z oryginałem.
W obydwu ww. wyrokach z 2009 r. Sąd Najwyższy odwołał się do kluczowej w tym temacie uchwały z dnia 29 marca 1994 r., III CZP 37/97, LEX Nr 4066, w której Sąd Najwyższy orzekł, że niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem. Sąd Najwyższy wskazał wtedy, że kodeks postępowania cywilnego nie zna pojęcia kserokopii, natomiast jako pojęciem przeciwstawnym pojęciu oryginału posługuje się pojęciem odpisu. Skoro jednak tak odpis, jak kserokopia stanowią odwzorowanie oryginału tyle tylko, że pierwszy metodą tradycyjną, a druga metodą nowoczesną, to istnieje podstawa do objęcia pojęciem odpisu także kserokopii. Wobec tego także do kserokopii można odnieść pogląd, że dokumentem prywatnym jest także odpis dokumentu. W postępowaniu opartym na dokumencie prywatnym źródłem wiadomości jest zawarte w nim i podpisane oświadczenie (art. 245 k.p.c.). Oznacza to, że dla uznania kserokopii za dokument prywatny, świadczący o istnieniu oryginału o odwzorowanej w niej treści, niezbędne jest oświadczenie o istnieniu dokumentu o treści i formie odwzorowanej kserokopią. Takim oświadczeniem będzie umieszczone na kserokopii i zaopatrzone podpisem poświadczenie zgodności kserokopii z oryginałem. Dopiero wtedy można uznać kserokopię za dokument prywatny świadczący o istnieniu oryginału o treści i formie w niej odwzorowanej. Bez wspomnianego poświadczenia kserokopia nie może być uznana za dokument.
Analiza charakteru prawnego kserokopii dokumentów doprowadziła do próby przyporządkowania ich do tzw. innych środków dowodowych, o których mowa w art. 308 k.p.c. W tej jednak kwestii jednoznaczne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 lutego 2007 r., II CSK 406/06, LEX Nr 453727. Zgodnie z poglądem wyrażonym w uzasadnieniu do wskazanego wyroku, niepoświadczona kserokopia nie jest dokumentem. Jeżeli zaś pismo nie może być uznane za dokument, nie może być ono też podstawą do prowadzenia dowodu w trybie art. 308 k.p.c. Odmienne ujęcie tego zagadnienia prowadziłoby do obejścia przepisów o dowodzie z dokumentu. Poza tym wymienione w art. 308 k.p.c. środki dowodowe ustawodawca zaliczył do "przyrządów utrwalających albo przenoszących obrazy lub dźwięki". Oznacza to, że środki te, w tym także fotokopie, mają przedstawiać rzeczywistość poprzez zawarte w nich obrazy lub dźwięki, a nie przez opisy wyrażane pismem.
Zbliżone stanowisko zajął też Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 listopada 2002 r., I CKN 1280/00, LEX Nr 78358. Sąd podkreślił, że przepis art. 308 k.p.c. wymienia fotokopie, do których nie zalicza się odbitek ksero. Gdyby zaś ustawodawca rzeczywiście chciał uczynić z kserokopii odrębny środek dowodowy, to wprowadziłby je obok fotokopii do art. 308 k.p.c., w ramach jednej z licznych nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego. Zwykła odbitka ksero (tj. odbitka niepotwierdzona, niestanowiąca dokumentu) nie może zastąpić dokumentu, na którego bazie powstała.
Artykuł pochodzi z programu System Informacji Prawnej LEX on-line
Wojciech Kowalski 31.08.10
https://www.oke.krakow.pl/inf/staticpages/index.php?page=20140410164047105